2006-4-19
对于举办一个具有相当规模的会议组织者来说，如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、会后旅游等项目中得到他们想得到的东西，同时又能关注到一些意想不到的情况，比如突发的疾病、恶劣的天气等突发事件呢？作为一个专业的会展管理部门，我们将自己的一些会展管理经验在此与大家共同分享，真诚的希望所有会议都能开得更精彩！
一、确立明确的目标：对任何一个会议组织者而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。二、 完善信息的采集与分析：这其中包括了解客户的需求、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。三、 追求不断的创新：每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。四、 制定周密的计划：无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以让计划得以周密运作。五、 实施严格的现场管理：在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力,果断的解决随时出现的各种突发情况.六、最大限度地使用技术：自始至终尽可能多使用技术，使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术。七、清晰而明确的沟通：清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。八、成熟的危机管理：针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案。
而我们环球国旅会展部对于每个会展活动，我们从前期的客户接触起就针对该客户的要求和实际情况设计符合他们要求的会议策划方案、费用预算等，在会展活动之前我们一再考虑会议中可能出现的每个细节，而在会展活动进行中我们和客户建立良好的沟通体系，随时解决会议中可能出现的意外-----因为我们有优秀的人员和丰富的经验。
对于会展业务的环节、程序、细节我们不断反思、不断改进，努力创新，对于会展过程中的环节不断整合，为客户节省宝贵的精神、时间和物质：我们的宗旨——为客户创造价值。
转载自4月18日《合肥晚报》
